Alle Funktionen
erklärt.

Konto erstellen

Öffne chkbx.de und klicke auf „Kostenlos starten". Gib deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail — klicke auf den enthaltenen Link, um dein Konto zu aktivieren.

Erste Checkliste anlegen

Nach dem Login landest du im Dashboard. Klicke auf „Neue Checkliste" oder nutze den OmniCommand (⌘K) und tippe „Erstelle Checkliste". Gib der Checkliste einen Namen und bestätige mit Enter.

Aufgaben hinzufügen

Öffne die Checkliste und klicke auf „+ Aufgabe hinzufügen". Tippe den Aufgabentitel und drücke Enter, um ihn zu speichern. Füge beliebig viele Aufgaben nacheinander hinzu.

Team einladen

Gehe zu Einstellungen → Team → Mitglied einladen. Gib die E-Mail-Adresse ein. Dein Teamkollege erhält einen Magic-Link per E-Mail und kann sofort loslegen — ohne Passwort.

Checkliste abarbeiten

Hake erledigte Aufgaben ab — alle Teammitglieder sehen die Änderungen in Echtzeit. Der Fortschrittsbalken zeigt den aktuellen Stand der Checkliste an.

Checkliste erstellen

Über das Dashboard (Schaltfläche „Neue Checkliste") oder mit dem OmniCommand (⌘K → „Erstelle Checkliste"). Jede Checkliste hat einen Namen, optional eine Beschreibung und einen Fortschrittsbalken.

Aufgaben verwalten

Aufgaben lassen sich per Drag & Drop neu sortieren. Klicke auf eine Aufgabe, um das Detail-Panel zu öffnen, und ergänze Beschreibung, Kommentare oder Anhänge.

Priorität setzen

Jede Aufgabe hat drei Prioritätsstufen: Niedrig, Mittel und Hoch. Die Priorität wird farblich hervorgehoben und kann im Detail-Panel oder direkt auf der Karte geändert werden.

Fälligkeitsdatum & Wiederholung

Öffne den Scheduler über das Kalender-Symbol einer Aufgabe. Wähle ein einmaliges Fälligkeitsdatum oder richte eine Wiederholung ein (täglich, wochentags, wöchentlich, monatlich, jährlich). Stelle optional eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum ein.

Unteraufgaben erstellen

Öffne das Detail-Panel einer Aufgabe und klicke auf „Unteraufgabe hinzufügen". Unteraufgaben funktionieren wie normale Aufgaben, sind aber der Elternaufgabe untergeordnet. Der Fortschritt der Elternaufgabe berechnet sich aus den abgehakten Unteraufgaben.

Aufgabenabhängigkeiten

Im Detail-Panel kannst du festlegen, dass eine Aufgabe erst nach Abschluss einer anderen bearbeitbar ist. Die blockierte Aufgabe wird mit einem Hinweis „Blockiert durch …" angezeigt.

Benutzerdefinierte Felder (Custom Fields)

Über „Aufgabentyp" lassen sich strukturierte Eingabefelder definieren: Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Bewertung, Farbe u. v. m. So kannst du z. B. einen Typ „Bug-Report" mit Feldern für Priorität, Browser und Reproduktionsschritte anlegen.

Checkliste archivieren oder löschen

Im Drei-Punkte-Menü einer Checkliste wählst du „Archivieren". Archivierte Checklisten sind unter /archiv weiterhin einsehbar und können jederzeit wiederhergestellt werden. Löschen ist endgültig.

Mitglied einladen

Gehe zu Einstellungen → Team. Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle die Rolle (Admin oder Mitglied). Das neue Mitglied erhält einen Magic-Link, der ohne Passwort-Eingabe direkt in die Organisation führt.

Aufgabe zuweisen

Öffne eine Aufgabe und klicke auf das Personen-Symbol oder „Zuweisen". Wähle ein Mitglied aus der Liste. Zugewiesene Aufgaben erscheinen in der persönlichen Aufgabenansicht des Mitglieds unter /tasks.

Kommentar mit @-Erwähnung

Im Detail-Panel einer Aufgabe findest du den Kommentarbereich. Tippe @ und den Namen eines Mitglieds, um eine Benachrichtigung auszulösen. Kommentare sind zeitgestempelt und zeigen den Verfasser.

Aktivitätsprotokoll einsehen

Öffne eine Checkliste und klicke auf „Aktivität". Dort siehst du alle Änderungen: wer eine Aufgabe abgehakt, bearbeitet oder kommentiert hat — inkl. genauen Zeitstempeln.

Erinnerung senden (Nudge)

Hast du eine Aufgabe einem Mitglied zugewiesen und es wird nicht reagiert? Klicke im Detail-Panel auf „Erinnern". Das Mitglied erhält eine Benachrichtigung. Um Spam zu vermeiden, ist ein Nudge pro Aufgabe pro Zeitraum möglich.

Smart Rule erstellen

Öffne eine Checkliste und klicke auf das Blitz-Symbol (Smart Rules). Wähle „Neue Regel" und folge dem Assistenten: Wähle einen Auslöser (z. B. „Aufgabe X wird abgehakt") und eine Aktion (z. B. „Erstelle Aufgabe Y mit Priorität Hoch").

Bedingungen verknüpfen

Regeln können mehrere Bedingungen haben, die per UND / ODER verknüpft werden. So kannst du z. B. eine Aktion nur auslösen, wenn Aufgabe A abgehakt UND Aufgabe B noch offen ist.

Verfügbare Aktionen

Neue Aufgabe erstellen · Neue Checkliste aus Vorlage erstellen · Aufgabe zuweisen · Priorität setzen · Fälligkeitsdatum setzen · Benachrichtigung senden · Aufgabe automatisch abschließen · Benutzerdefinierten Feldwert setzen · Anderen Workflow starten.

Workflow Engine (erweitert)

Für komplexere Szenarien öffne die Workflow Engine über das Zahnrad-Symbol. Definiere Variablen (z. B. Zähler, Prozentwerte, Datumswerte) und baue mehrstufige Bedingungsgruppen mit verschachtelter Logik.

Wiederkehrende Checklisten

Eine ganze Checkliste kann auf einem Zeitplan laufen (täglich, wöchentlich, monatlich). Öffne die Checklisten-Einstellungen → Wiederholung. Nach Ablauf wird automatisch eine neue Instanz erstellt und die ursprüngliche archiviert.

Ausführungsprotokoll

Im Workflow-Panel findest du unter „Protokoll" alle bisherigen Ausführungen: welche Variablen ausgewertet wurden, welche Aktionen ausgelöst wurden und ob Fehler aufgetreten sind.

Checkliste als Vorlage speichern

Öffne das Drei-Punkte-Menü einer fertigen Checkliste und wähle „Als Vorlage speichern". Gib der Vorlage einen Namen und eine Kategorie. Die Vorlage steht ab sofort in der Vorlagen-Bibliothek zur Verfügung.

Checkliste aus Vorlage erstellen

Im Dashboard oder unter /checklists klickst du auf „Neue Checkliste → Aus Vorlage". Die Vorlagen-Bibliothek öffnet sich — filtere nach Kategorie oder durchsuche sie. Mit einem Klick auf eine Vorlage wird eine vollständige Checkliste mit allen Aufgaben angelegt.

Vorlagen-Kategorien

Die Bibliothek enthält über 30 vorgefertigte Kategorien (z. B. Onboarding, Qualitätssicherung, Eventplanung, IT-Checklisten, Vertrieb). Eigene Vorlagen erscheinen zusätzlich unter „Meine Vorlagen".

Vorlage bearbeiten oder löschen

Vorlagen können jederzeit angepasst werden: Öffne die Vorlagen-Bibliothek, klicke auf die drei Punkte neben einer eigenen Vorlage und wähle „Bearbeiten" oder „Löschen". Bereits erstellte Checklisten sind davon nicht betroffen.

OmniCommand öffnen (⌘K)

Drücke ⌘K (Mac) oder Strg+K (Windows/Linux), um den OmniCommand zu öffnen. Tippe einen Suchbegriff, um Checklisten zu finden, oder nutze Befehle wie „Erstelle Checkliste", „Öffne Dashboard" oder „Gehe zu Einstellungen". OmniCommand ist von überall im App erreichbar.

Dashboard-Übersicht

Das Dashboard zeigt aktive Checklisten mit Fortschrittsbalken, deine heutigen Aufgaben, überfällige Einträge und die Teamgröße. Aufgaben können direkt vom Dashboard aus abgehakt werden.

Meine Aufgaben (/tasks)

Unter /tasks siehst du alle Aufgaben aus allen Checklisten, die dir zugewiesen sind oder von dir erstellt wurden. Filtere nach „Alle", „Überfällig", „Heute" oder „Diese Woche".

Kalenderansicht (/calendar)

Die Kalenderansicht zeigt alle Aufgaben mit Fälligkeitsdatum auf einem Kalender. So erkennst du auf einen Blick, welche Tage besonders voll sind, und kannst Aufgaben per Drag & Drop auf andere Tage verschieben.

Quick Capture / Inbox

Klicke auf die Quick-Capture-Karte im Dashboard oder drücke I, um schnell eine Aufgabe zu notieren. Eingang-Aufgaben liegen im Posteingang und können später in eine beliebige Checkliste verschoben werden.

Fokus-Modus

Öffne eine Checkliste und aktiviere den Fokus-Modus über das Blenden-Symbol. Du siehst eine Aufgabe nach der anderen — drücke Leertaste zum Abhaken, S zum Überspringen und Escape zum Beenden. Ein Fortschrittszähler zeigt „X von Y".

Archiv (/archive)

Archivierte Checklisten landen unter /archive. Dort können sie durchsucht, eingesehen und bei Bedarf reaktiviert werden. Abgeschlossene wiederkehrende Checklisten werden automatisch archiviert.

Benachrichtigungsglocke

Die Glocke oben rechts zeigt ungelesene Benachrichtigungen: Erwähnungen, Zuweisungen, Kommentare, Fälligkeitserinnerungen und Workflow-Ereignisse. Klicke auf eine Benachrichtigung, um direkt zur Aufgabe zu springen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) einrichten

Gehe zu Einstellungen → Sicherheit → Zwei-Faktor-Authentifizierung. Klicke auf „MFA aktivieren" und scanne den angezeigten QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Authy oder 1Password). Gib den sechsstelligen Code zur Bestätigung ein. Ab sofort wird beim Login nach deinem TOTP-Code gefragt.

MFA deaktivieren

Unter Einstellungen → Sicherheit kannst du MFA jederzeit wieder deaktivieren. Du wirst dabei zur Sicherheit nach deinem aktuellen TOTP-Code gefragt.

Audit-Log einsehen

Admins finden unter Einstellungen → Audit-Log eine vollständige Aufzeichnung aller sicherheitsrelevanten Aktionen: Logins, Mitglieder-Änderungen, Datenexporte und mehr — mit Zeitstempel und IP-Adresse.

Persönliche Daten exportieren

Gehe zu Einstellungen → Datenschutz → Daten exportieren. Du erhältst einen ZIP-Download mit deinem Profil, allen Checklisten, Aufgaben und Kommentaren als JSON. Das ist dein DSGVO-konformes Recht auf Datenportabilität.

Konto löschen

Unter Einstellungen → Datenschutz → Konto löschen kannst du dein Konto und alle damit verbundenen Daten endgültig entfernen. Dieser Schritt ist unwiderruflich.